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遂宁建成四川首家数字档案馆

新闻来源:遂宁新闻网 更新时间: 2018-01-14 00:00

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在未实现数字化档案之前,档案查阅室里人潮拥挤是常态(图片由市档案局提供)

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建国后遂宁如山的档案已基本实现数字化(图片由市档案局提供)

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档案数字化后,从输入关键字到弹出查询结果,整个过程用时不到一分钟(胡蓉/摄)

遂宁建成四川首家数字档案馆

◎全媒体记者  胡蓉

查档案,别皱眉头,以后在遂宁查档案可不用一卷卷翻了,坐在电脑前,搜索关键字、轻点鼠标就能完成。

日前,遂宁市档案馆数字档案馆建设已通过省级功能测试,成为四川省首家数字化档案馆。

  档案与百姓生活密切相关,婚姻档案、独生子女档案、户籍迁移……当它们从纸质变成数字时,又会给市民的生活带来哪些直接又巨大的改变呢?

记者感受——

一分钟可查到所需档案

11日上午,市档案局档案查阅大厅。

大厅的一侧,整齐地摆放着一排高大的铁皮档案柜,里边存放着近几十年甚至是更长时间的各类档案目录,想要人工在海量档案中查询相关信息并不简单。如今,这些历史档案成为电脑中生动鲜活的数据资料。

偶尔有前来查阅档案的市民,在这里最多几分钟就又走了。“自从档案数据化后,查阅起来就非常快了。”档案工作人员向记者解释道。

数字化档案查阅究竟会快到哪种程度呢?

在工作人员提示下,记者拿出第二代身份证一刷,个人信息就自动被录入电脑;然后在下拉菜单中选择想要查询的类别,输入关键字,很快电脑屏幕上就显示出查找到的档案明细;点击查档人想要的档案,屏幕上立即出现这份档案的电子版全文,查询过程用时还不到一分钟。整个检索过程只要输入条目和内容中包含的检索字段就可以查询到相关内容,近乎秒查。

耗时6年多——

查阅更快更准更方便

以前,查找档案全靠手工目录检索。即使工作人员非常熟悉业务,通常查找一份档案,前后至少需要一两个小时时间。若是年代久远而查档人又说不清年度、文件名的档案,更多是依靠工作人员的业务能力和敬业精神,反复查、多途径查、白忙活的事经常发生。

“手工检索速度慢、复杂,检索准确率不高。”面对查档高峰期汹涌而至的市民,每月几百上千人次的查询数量,每天几十人的接待和查询任务,对于在档案查阅接待一线干了16年的何德凤而言,也曾暗自希望“有什么办法可以查得更快更准些。”

从2011年开始,市档案局开始了馆藏档案数字化的浩大工程,并在全省率先推行档案接收纸质与电子双移交:对机房按B级标准进行完善改造,不断加大数字化加工经费投入,耗资300多万完善市档案馆完善基础设施和应用系统,实行三库分建,消除数据利用中的安全隐患……引用市档案局副局长何萍的原话:“我们在技术标准上可是下了一番真功夫。”

档案数字化费时费力。馆藏档案种类繁杂,怎样鉴定数字化范围?究竟哪些档案应该优先排序?

从2011年起,市档案局就组织馆内业务骨干对馆藏档案进行了全面的摸底。统筹考虑保存价值、保密控制等方面因素,将破产、改制企业和机构改革撤销单位已到期的会计凭证类档案等剔除,纳入数字化处理的档案共计111810卷,数字化范围得到明确。

为方便群众查阅利用,针对社会公众对档案的需求热点,对涉及民生、利用频繁的档案优先排序,先期进行数字化加工处理。2014年,民生档案完全实现数字化,并建立了婚姻登记、复退军人、招工、知青、劳模和户籍6个专题的目录数据库,多次获得查档群众的好评和锦旗、感谢信。

与传统档案馆相比,数字化后的档案查询无疑更快更准。日前,遂宁市民秦先生查找几年前自己提前退休的相关文件,不到一分钟,所有的资料就已经查到。对查档近乎“神速”的效率,秦先生兴奋不已,“我已经做好耗上几天的准备了,哪知有这么大的惊喜。”

四川首家数字档案馆——

向全国示范数字档案馆冲刺

一场神奇的蝶变,正在遂宁市档案馆发生。

数据显示,截止2016年12月,市档案局已累计接收纸质档案数字化副本405207件,按件整理的档案数字化率97.4%(因涉密档案不作数字化处理)。

目前,建国后档案基本实现数字化,已扫描档案102011卷,按卷整理的档案数字化率已达91%。

在传统载体数字化的同时,依托党政网开发了《遂宁市电子文档在线管理系统》。

目前电子文件归档和电子档案接收工作已经启动,接收了电子档案3748件,其中,音视频档案419件。

2017年,遂宁市档案局通过四川省数字档案馆功能测试,成为四川省首家数字档案馆。

然而遂宁档案人并没有把它视为终点。“我们要向‘全国示范数字档案馆’的目标奋勇前进。”采访中,市档案局局长杨世洪多次反复强调。

他们也是这么做的。

在档案馆建设上,再投入300多万完善购置网络防火墙、Web防火墙、入侵检测、漏洞扫描、数据库审计、运维审计、核心交换机等数字档案馆建设所需软、硬件设备;争取用3年左右时间市本级立档单位的实体档案、数字化副本、电子档案“三移交”覆盖率达到100%,与政府OA办公系统建设同步推进电子档案在线归档整理接收,数字化档案室建设工作由市本级向全域拓展,由行政单位向一般单位延伸。

在网络平台建设上,跳出档案看档案,营造“大档案”建设格局,借势借力,将数字档案馆、数字档案室和系统平台建设主动融入遂宁“智慧城市”建设大局,融入全社会信息化建设大局……

年底,随着宋磁文化中心子项目之一的遂宁市档案新馆的竣工和投入使用,一个集“档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心”五位一体功能,信息化程度更高的现代国家综合档案馆,将为遂宁经济社会发展和广大市民带来更加优质高效的服务。


责任编辑:杜鹃    编辑:唐小强

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